Succesvolle conversies? Koppel je webshop aan je administratie!

Stel: je hebt een mooie webshop waarin je een aantal artikelen aanbiedt. Elke ontwikkeling en handeling die binnen de webshop plaatsvindt, houd je bij in je fi nanciële administratie. En wil je een factuur aanmaken, dan tik je de bestellingen die in je mailbox zijn binnengekomen, stuk voor stuk over. Dit proces is niet alleen tijdrovend; het zorgt er ook voor dat je sneller fouten maakt. Dat moet en kan anders! Maar hoe?

Meer tijd en efficiëntie: graag!

Processen vereenvoudigen: het klinkt de webshopondernemer als muziek in de oren. Wie een webshop runt en een aparte administratie bijhoudt, loopt vaak tegen de nodige obstakels aan. Herken je de volgende situaties?

  • Bestanden worden dubbel bijgehouden;
  • Informatie is nooit helemaal up-to-date;
  • Invoerwerk geschiedt handmatig.

De bovenstaande punten wijzen erop dat het tijd is voor verandering. Consistentie en efficiëntie zijn onontbeerlijk voor een webshop. Daarom is de webshopondernemer vaak op zoek naar een complete ontzorging op het gebied van administratieve processen.

PIM: hoe vul je dat in?

In de eerste plaats is het belangrijk dat je het artikelbeheer vanuit één centrale plek regelt. Dit maakt Product Information Management (PIM) een stuk eenvoudiger. Per artikel kun je namelijk allerlei productkenmerken en -eigenschappen bijhouden, zoals de factuurtekst, omschrijving, kleur, toepassingsgebied, gewicht en foto’s. Ook is het handig als je eventuele prijsafspraken en kortingsregels kunt vastleggen in hetzelfde systeem. En heb je meerdere webshops, dan wil je natuurlijk dat bepaalde artikelen vanuit een centraal punt in de shops kunnen worden gezet met unieke productbeschrijvingen en prijsstellingen.

De oplossing: ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) biedt uitkomst voor eenieder die webshop en administratie op een slimme manier wil koppelen. Met een dergelijk systeem verloopt PIM vlekkeloos en worden diverse administratieve gegevens up-to-date gehouden. De voorraad, omzet en winst- en verliesrekening worden bijvoorbeeld automatisch bijgewerkt. En het inkoopproces? Daar heb je geen omkijken naar. Dit wordt namelijk vanuit de software gestuurd. Je hoeft enkel nog jouw artikelen goed bij te houden. En zo neem je afscheid van omslachtigheid om efficiëntie te verwelkomen! Natuurlijk wil je de basiselementen van je administratie in een systeem kunnen regelen en verwerken. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat je kunt telebankieren en kunt werken met automatische incasso. Daarnaast is het handig om relaties te kunnen vastleggen en een financiële rapportagemogelijkheid te hebben. Houd je meerdere administraties bij, kies dan voor een pakket dat daarin voorziet. Dit is een essentieel punt; let je hier niet op, dan moet je betalen voor elke extra administratie die je wilt voeren! Voldoet een pakket dat in deze basiswensen voorziet, aan jouw behoeftes? Kies dan voor een ERP-systeem waarin je de bovenstaande gegevens kunt bijhouden. Let in een dergelijk geval wel op de koppelmogelijkheden van het systeem. Misschien werk je nog met andere – branchegerelateerde – software. Het is uitermate praktisch als jouw ERP-systeem hiermee koppelingen kan leggen, om onderling gegevens uit te wisselen. Hierdoor werk je gemakkelijker én efficiënter.

Mogelijkheden

Wellicht wil je een ERP-systeem dat wat meer biedt dan de absolute basis. Het kan bijvoorbeeld zeer prettig zijn om met een CRM-systeem te werken. Hierin kun je onder meer alle documentatie met betrekking tot debiteuren en crediteuren vastleggen. Ook kun je contactmomenten met klanten registreren en aan een taak koppelen. Wil je ook aan taakbeheer doen in jouw ERP-systeem, dan biedt een CRMsysteem dus uitkomst. Facturen versturen vanuit je ERP-systeem is een andere mogelijkheid die veel bedrijven benutten. Hoe dit werkt? Vanuit het systeem mail je een pdf-factuur naar jouw klant. De factuur hoef je niet meer te verwerken; deze staat direct in jouw administratie. Daarnaast hoef je de gegevens van jouw klant slechts één keer in te voeren. Het ERP-systeem slaat deze op voor de volgende keer!

Uitgebreide opties

Wil je artikel-, voorraad- en magazijnbeheer verwerken in je administratie? Kies dan voor een uitgebreid ERP-pakket. Let er tevens op dat je de mogelijkheid hebt om verkoop- en inkoopmanagement te regelen in je ERP-systeem. Je wilt immers ook inkooporders verwerken, offertes maken en barcodes afdrukken. Wie nog een stapje verder wil gaan, kan er ook voor kiezen om te werken met automatische bestellingen. Het ERP-systeem zorgt er dan automatisch voor dat er voldoende voorraad aanwezig is. Of je kiest voor directe inkoop. Hierbij plaatst de klant een bestelling, die je invoert als een order met directe inkoop; de goederen worden pas ingekocht als er een verkooporder is ingevoerd. De bestelling wordt als backorder in je administratie geplaatst. Op het moment dat de goederen binnenkomen, wordt de bestelling uit backorder gehaald en aan de klant geleverd. Wil je een pakket met alle denkbare opties? Regel dan ook je projectenadministratie in je ERP-systeem. Heb je meerdere magazijnen en locaties, dan zijn er pakketten beschikbaar die ervoor zorgen dat je alles binnen één systeem kunt regelen. Je kunt ERP dus zo uitgebreid maken als je zelf wilt!

Hulp nodig bij het maken van een koppeling tussen webshop en administratie?

King Business Software weet er alles vanaf. Wij vertellen je graag hoe onze gebruiksvriendelijke tool ingewikkelde processen vergemakkelijkt. Neem gerust eens contact met ons op!

Dit artikel is geschreven door Tom Schellekens van King Software en eerder gepubliceerd in editie 2 van Webshop Heroes magazine.

Loopt jouw administratie al op rolletjes?

Volg de lessen over Administratie via webshopheroes.com

Ben je op zoek naar meer conversie? Lees dan vooral dit artikel: webshop conversie verhogen – 25 praktische tips.